Книга контактов
Книга контактов — это база клиентов в АТС, доступная всей команде. С книгой контактов менеджер увидит имя клиента при входящем в Коммуникаторе, а руководителю будет проще отследить, как сотрудники созваниваются с ключевыми клиентами.
Основные возможности книги контактов
Отображение имени клиента при входящем. Повышайте лояльность клиентов, обращаясь к ним по имени — при входящем в Коммуникаторе всплывает карточка с основной информацией о контакте.
Отображение имени клиента в Истории. После добавления контакта в истории у всех звонков клиента отобразится его имя и название компании. Так руководителю будет проще понять, с кем именно сегодня общались сотрудники.
Все для звонка — на одном экране. Увидев пропущенный от клиента, нажмите на иконку рядом с его именем, чтобы изучить основную информацию о нем. Кроме контактных данных в карточке отображаются последние 5 звонков с этим клиентом. Эта информация поможет лучше подготовиться к разговору. Из открывшейся карточки можно сразу совершить вызов, нажав на кнопку «Позвонить».
Вам поступит звонок от АТС, а когда вы возьмете трубку, вызов будет направлен клиенту.
Общий доступ к контактам для команды. Ключевые сведения о клиентах будут под рукой у каждого пользователя АТС в разделе Клиенты в веб-интерфейсе и в Коммуникаторе. Чтобы открыть карточку клиента, достаточно кликнуть на его имя в общем списке.
Также в этом разделе можно позвонить любому контакту, не заходя в карточку — при наведении на контакт справа появится кнопка «Позвонить».
Добавление контактов вручную и через импорт xls-файла. Добавляйте контакты так, как вам удобно: из истории звонков или в разделе Клиенты. Также можно разом импортировать большую базу контактов.
Личный доступ к важным контактам: чтобы не афишировать персональные контакты других руководителей, можете ограничить к ним доступ — такие контакты будете видеть только вы.
Ниже расскажем подробнее обо всех возможностях книги контактов.
Как добавить контакт из истории звонков
1. Наведите курсор на строку с номером клиента в Истории. Нажмите на иконку справа от номера.
2. Откроется окно добавления контакта. Введите основные данные о клиенте: ФИО, дополнительные телефонные номера, электронную почту, название компании, должность.
Если номер уже используется в других контактах, АТС предупредит вас об этом. Чтобы узнать, что это за контакты, нажмите на число дублей. В отдельной вкладке браузера откроется раздел Клиенты с поиском по введенному номеру.
Чтобы не вводить вручную добавочный номер клиента при каждом звонке на общий номер компании, укажите внутренний номер прямо в контакте.
По умолчанию АТС будет совершать звонок на основной номер клиента, но вы также можете добавить дополнительные номера. Чтобы сделать дополнительный номер основным, нажмите на кнопку «Сделать основным».
Подробнее о звонках на другие номера контакта, описано в блоке «Как звонить на дополнительные номера клиента».
После заполнения данных о клиенте нажмите «Сохранить». Все звонки сохраненного контакта будут автоматически проименованы — его имя будет отображаться в истории.
Как добавить контакт в разделе «Клиенты»
1. В разделе «Клиенты» нажмите на кнопку «Добавить контакт».
2. Откроется такое же окно добавления контакта, как при создании контакта из истории звонков. Заполните поля аналогичным образом и нажмите «Сохранить». Контакт появится в общем списке контактов в разделе Клиенты.
Как импортировать базу контактов из xsl-файла
1. В разделе Клиенты справа от кнопки «Добавить контакт» нажмите на три точки.
2. Скачайте шаблон файла Excel.
3. В скачанном файле заполните информацию о новых контактах и сохраните изменения.
4. Вернитесь в интерфейс АТС и загрузите обновленный файл.
5. Выберите, кто должен иметь доступ к этому списку контактов — только вы или все сотрудники компании.
6. Подтвердите загрузку списка контактов, кликнув на кнопку «Загрузить».
При загрузке xsl-файла с контактами может возникнуть два типа ошибок:
- В файле нет листа с названием «Контакты».
- Ошибки в самих контактах — в таком случае можно импортировать в АТС контакты, оформленные корректно, и скачать файл с ошибками.
В скачанном файле будут только строки с ошибками и комментарии, что именно нужно исправить. Можно внести изменения в этом же файле и загрузить его в АТС.
Как добавить контакты из Коммуникатора в книгу контактов
Контакты из книги контактов будут отображаться в Коммуникаторе по умолчанию. Также можно сделать так, чтобы все контакты, созданные в Коммуникаторе, появились в веб-интерфейсе (серверной книге контактов).
При входе в Коммуникатор появится всплывающее окно. Если нажать «Сохранить», то текущие контакты из Коммуникатора будут добавлены в веб-интерфейс как персональные. Таким же образом это будет работать для контактов, которые вы добавите в Коммуникаторе в дальнейшем.
Если вы ранее отказались от синхронизации во всплывающем окне, то можете синхронизацию контактов в настройках Коммуникатора в разделе «Основное». Внизу экрана поставьте галочку рядом с текстом «Использовать серверную книгу контактов».
Как изменить контакт
1. Откройте карточку контакта в истории звонков или в разделе Клиенты.
2. Нажмите на шестеренку в правом нижнем углу.
3. Откроется окно редактирования контакта. Внесите необходимые правки и нажмите «Сохранить».
Чтобы удалить созданный вами контакт в окне редактирования контакта в правом нижнем углу нажмите «Удалить».
Обратите внимание: вы можете удалить только те контакты, которые создали сами.
Как найти нужные контакты
Чтобы найти нужный контакт, в разделе Клиенты в поисковой строке начните писать значение одного из полей: имя, номер, e-mail контакта, название компании или комментарий.
Если вы хотите быстро найти все контакты компании, то в карточке клиента нажмите на название компании.
Как добавить контакт в избранное
Чтобы настроить быстрый доступ к контактам, которым звоните чаще всего, добавьте такие контакты в избранное. Это можно сделать как в разделе Клиенты, так и в истории звонков. Для добавления контакта в избранное, нажмите на звездочку слева от имени контакта.
Чтобы посмотреть избранные контакты, в разделе Клиенты выберите вкладку Избранные.
Как позвонить на дополнительный номер контакта
1. Откройте карточку контакта в истории звонков или в разделе Клиенты.
2. Перейдите на вкладку «О контакте».
3. Нажмите на трубку справа от дополнительного номера.
Как поделиться контактом
1. Откройте карточку контакта в истории звонков или в разделе Клиенты.
2. Нажмите «Поделиться» в левом нижнем углу и выберите дальнейшее действие:
- Скопировать ссылку на контакт — при переходе по ссылке откроется карточка контакта. Ссылка будет доступна только пользователям АТС. Таким способом можно делиться только общими контактами. У персональных контактов вместо этого пункта будет возможность сделать контакт общим.
- Скопировать основные данные — скопируются ФИО, основной и дополнительные телефоны, компания, должность и адрес электронной почты.
- Скачать файл .vcf — электронный формат визитных карточек, в котором будут сохранены все поля из карточки контакта.
Как написать электронное письмо контакту из АТС
Чтобы ускорить процесс отправки e-mail контакту из АТС, нажмите на адрес электронной почты контакта в его карточке.
Откроется окно ввода нового сообщения выбранному контакту в почтовом сервисе, настроенном по умолчанию на вашем компьютере.